יום עבודה טיפוסי של מזכירת המכללה
08.30 – אוורור ופתיחת מזגנים, נקיון וסדר בכיתה ובמשרד
08.45 – שימור - קבלת פנים לסטודנטים. בדיקה ועדכון מי שלא
הגיע
09.00 – ארגון יומן וסדר יום, עדכון במחשב
- לעבור כל יום על פעילות יועצי לימודים , שעות עבודה,
ביצועים, רישום ועדכון המערכת
- שיתופי פעולה עם מכללות ואוניברסיטאות
- שיתופי פעולה עם אתרי אינטרנט מרובי כניסות
- קידום האתר/ כתיבה באתרים חברתיים: דה מרקר, פייסבוק,
טוויטר
10.00 - טלפונים חוזרים לפניות מהבוקר ומאתמול בערב
12.00 – שימור - שיחות עם סטודנטים
12.30 - הפסקה, ארוחת צהריים
13.00 – פעילות שוטפת : פניות, גיוס, מינוף, החזרות,
ארגונים, ידוענים, קורס יוגה לבוגרים, קידום אתר,
הרצאות, ארגון ימים פתוחים, ערבי אורחים, שת"פ
16.00 – שימור – הפסקה של סטודנטים
16.30 - ישיבה יומית.
17.00 – המשך פעילות שוטפת, ארגון חומרים ליום המחרת
17.30 – כתיבת דוח יומי, בדיקת אחראים לניקיון, סגירה.
פעילות שוטפת
• פעילות שוטפת כמזכירת המכללה ומזכירה של ראש המכללה
• גיוס סטודנטים חדשים למכללה
• שימור סטודנטים קיימים במכללה
• תיאום ייעוצים, אבחונים, הרשמות במכללה
• גבייה ומעקב אחר תשלומי שכר לימוד של סטודנטים
• עדכון ציונים במערכת והוצאת דוחות בסוף כל קורס
לסטודנטים
• לוחות לימודים, סילבוסים, מערכי שיעור ושיבוץ מורים 3
חודשים לפני תחילת קורסים
• תיאום כיתות ומורים
• לגייס ולתאם פעילות יועצי לימודים , שעות ומשימות לביצוע
• להפקיד צ'קים ב- 1 לכל חודש וב- 15
• לדווח משכורות עובדים + תשלום בכל 1 בחודש
• להכין משכורות מורים + תשלום בכל 1 בחודש
• דוחות מע"מ , ביטוח לאומי ומס הכנסה – להכין ולשלם
• קידום אתרי אינטרנט
• פרויקט פרח – קידום מול הסוכנות היהודית ומול קהילות
בארה"ב
• ניקיון, פתיחה וסגירה של כיתות
•
פרופיל של מזכירה מצליחה
• בעלת יחסי אנוש מעולים
• אוהבת בני אדם
• ראש גדול
• יצירתית
• אחראית
• מתמידה
• חרוצה
• יכולת ניהול שיחה וכתיבה בעברית ואנגלית ברמה טובה מאוד
• מכירה, אוהבת ויודעת אינטרנט
• מכירה תוכנות מחשב
